Au fil de sa croissance, une entreprise est sujette à de nombreux dysfonctionnements comme des difficultés à communiquer entre les services, une hausse des coûts de production, une rentabilité en baisse…
Ceux-ci sont dus à des facteurs internes ou externes à l’entreprise. Une fois installés, ils provoquent des tensions, une baisse de motivation ou encore une sensation d’inutilité chez vos salariés.
En d’autres termes, ces désagréments ralentissent la performance d’une activité.
Pour faire face à ces dysfonctionnements et adopter la bonne conduite pour y répondre, il s’agit d’adopter une démarche d’amélioration continue et une transformation lean. Mais comment ?
Tout commence par la réalisation d’un bilan de performance, soit une base solide et documentée destinée à mieux structurer votre projet d’entreprise.
Pourquoi entreprendre ce diagnostic au sein de votre propre entreprise et surtout, comment procéder ? N3M vous donne toutes les clés.
Qu’est-ce qu’un diagnostic de performance ?
Comme vous l’avez sans doute deviné, le bilan de performance est un rapport d’analyse détaillé de votre activité.
Il s’agit d’un état des lieux interne et externe visant à évaluer la performance de votre entreprise. En général, ce projet est confié à un consultant indépendant ou bien à une société spécialisée.
En réalisant un diagnostic de performance, on cherche à :
- Identifier les forces et les faiblesses de votre activité ;
- Relever les opportunités et les menaces qui mettent en péril votre efficience ;
- Mettre en évidence des potentiels leviers de performance ;
- Mettre en lumière des niveaux de maturité parfois inégaux à chaque niveau.
Pour ce faire, il est indispensable d’étudier toutes les fonctions de l’entreprise : la production, la finance, les ressources humaines, etc.
Et parce qu’analyser les performances d’une entreprise est un travail de précision, nous nous focalisons tout particulièrement sur :
- Le fonctionnement des équipes ;
- Les dynamiques de management ;
- Les processus de traitement des aléas ;
- Les processus de résolution de problèmes simples et complexes.
Si le bilan de performance d’une activité peut être réalisé au sein d’une entreprise mature, elle est aussi prisée par les sociétés en phase de démarrage.
Le but ? Mettre en place une démarche de lean management dès le début afin d’optimiser :
- La qualité de production ;
- Les coûts de production ;
- Les délais de production.
À la suite du diagnostic, la direction et les consultants en charge établissent ensemble une nouvelle feuille de route comprenant :
- Des objectifs chiffrés et mesurables ;
- Une démarche d’amélioration globale impliquant toute l’entreprise ;
- Une panoplie d’outils et de méthodes.
Grâce à l’intervention de votre consultant spécialisé, vous disposez alors de toutes les clés pour entamer votre transition vers l’efficience et une meilleure rentabilité.
Qu’examine-t-on lors d’un bilan de performance ?
Pour commencer, on analyse chaque fonction de l’entreprise (RH, Finances, Comptabilité, etc) en se concentrant sur :
- Le pilotage et le management des projets et des équipes ;
- La gestion des ressources (humaines, financières, environnementales) ;
- La productivité (efficience, gestion des stocks, cadencement, etc) ;
- Les flux (Physiques ou informationnels, VA et NVA, gaspillages, latences, blocages)
- Les niveaux de maturité (maîtrise des processus opérationnels).
Entre autres, l’idée est d’identifier et traquer les types de gaspillage qui sont la cause des dysfonctionnements : les 3M (Muda, Mura, Muri).
Le gâchis délibéré (MUDA)
Il s’agit de tous les éléments sans valeur ajoutée (NVA) présentant des défauts ou dont la production est trop coûteuse. On distingue 8 Mudas :
- Défaut et erreurs
- Transports et déplacements
- Mouvements et gestes
- Opération inutile
- Temps d’attente
- Compétences Inexploitées
- Surproduction
- Surstock
En outre, les Mudas sont considérés comme des investissements perdus. Ils n’ont pas leur place dans votre entreprise.
Les excès (MURI)
Les Muris sont des activités impliquant des contraintes ou des efforts disproportionnés par rapport à la réalité contextuelle :
- Excès de stocks suite à des erreurs de prévisions ou provoquées par une politique d’achat et/ou des tailles de lots inadaptées.
- Équipements trop sophistiqués pour l’usage et dont l’utilisation est moindre voire nulle.
- Main d’œuvre excessive, mal assignée et sous-occupée ;
- Opérations superflues découlant de standards inadaptés.
Généralement, les Muris sont assimilés à une suroptimisation inutile des process ou bien à un manque de bon sens.
Les irrégularités (MURA)
Enfin, les Muras désignent les variations de flux dans le processus de production.
A vrai dire, on parle surtout d’irrégularités, qui entraînent des déséquilibres et un manque d’efficacité au sein de la chaîne.
Ce type de gaspillage provoque alors des blocages et des goulots d’étranglement qui engendrent une perte conséquente de ressources.
Ainsi, il est plus aisé de traiter les dysfonctionnements à la source en relevant la présence des 3 types de gaspillage.
Comment réaliser un diagnostic de performance ?
La réalisation d’un bilan de performance peut s’articuler en 3 étapes.
1. La phase de cadrage (pré-diagnostic, choix des méthodes, sensibilisation)
Tout d’abord, le consultant indépendant ou la société auquel vous avez fait appel réalise un prédiagnostic.
Cette étape consiste à émettre des hypothèses, prioriser des axes d’analyse ainsi que faire état des résultats attendus.
On cherche ici à obtenir une photographie de l’existant ainsi qu’une liste de causes possibles afin de mener à bien le travail.
A ce stade, l’objectif est de déterminer les enjeux stratégiques, humains et financiers du diagnostic. Il s’agit également de choisir les bons outils et les bonnes méthodes pour mener l’analyse sans anicroche.
À l’issue de cette première phase, il est indispensable d’expliquer le sens de cette démarche à toutes les parties prenantes de l’entreprise.
2. Phase de terrain (Analyse détaillée, observations et éducation)
Ensuite, la phase d’analyse en tant que telle peut commencer. Le but est alors de collecter un maximum de données via :
- Les documents internes faisant état de la santé de l’entreprise (bilans, tableaux de bords, etc) ;
- L’étude des environnements externes (étude de marché, étude sectorielle, bilans chiffrés, etc) ;
- L’examen des indicateurs de performance de l’entreprise (KPI) ;
Bien évidemment, cette analyse sera complétée par :
- Des phases d’observation terrain à tous les niveaux de la chaîne de production ;
- Des entretiens et des échanges avec les collaborateurs et managers sur le terrain.
Enfin, il est possible de conclure cette phase par une sensibilisation aux pratiques du lean management et à la démarche d’amélioration continue.
C’est avant tout pour entamer une transformation que vous avez fait appel à un expert !
3. Phase de résultats (Préconisations, plan d’action, accompagnement)
Une fois la phase terrain achevée, le consultant en charge fait part de ses observations et émet ses recommandations.
Ces préconisations sont indispensables puisqu’elles apportent des réponses concrètes pour structurer votre nouveau projet d’entreprise.
En conclusion, la direction et le consultant élaborent ensemble un plan d’action qui comprend :
- La priorisation des types de gaspillage à éliminer ;
- Les potentiels d’amélioration à valoriser ;
- Les outils, bonnes pratiques et les méthodes à adopter ;
- De nouveaux KPIs ;
- Des objectifs chiffrés à réaliser à court et long terme.
Parce que chaque entreprise est différente, les dysfonctionnements et les types de gaspillage varient d’une activité à l’autre.
C’est la raison pour laquelle chaque diagnostic est unique et propose des solutions spécifiques pour améliorer la rentabilité et l’efficience.
Vous souhaitez mettre en place une nouvelle stratégie de développement au sein de votre activité ? Faites appel à un consultant spécialisé pour réaliser votre diagnostic de performance !
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